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企业采购管理制度(浅谈企业内控制度-采购管理(1))

企业采购管理制度

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今天我们来谈一下企业内控制度的采购管理。采购管理抓好了,是能够为企业带来真金白银的,所以企业务必在采购管理的内控流程和制度建设上下功夫,不能没有流程和制度,更不能让流程和制度形同虚设,流程和制度一定要落地,要可执行。下面我将就采购内控管理的一些要点进行详细讲解。(由于篇幅限制,采购管理将分为两篇文章)。
建立合格供应商名录
采购管理的核心就是对供应商的管理。原则上对原材料及工程建设所需材料的采购必须建立供应商名录,针对其它物资和服务,企业可以根据情况确定是否建立供应商名录(如运输服务、保洁服务、食堂物资、办公用品、劳保用品、协议酒店等)。对于企业集团,各分子公司的合格供应商名录要统一报集团采购部备案或者通过统一的信息化系统垂直进行管理。
采购部根据公司原材料及工程建设所需的材料的种类,广泛搜集供应商基本资质及证照信息。经过招标委员会评估并审核通过的供应商才能列入企业的合格供应商目录。原则上,招标委员会每年审核供应商名录一次,特殊情况可以召开临时会议进行审核。合格供应商必须具备以下基本条件:
(1)具有法人资格;
(2)具备国家、行业规定以及公司要求必须取得的质量、安全、环保以及其它生产经营资格;
(3)具有良好的商业信誉和业绩,经营活动中无违法记录;
(4)具有完善的质量保证体系,在国家、行业以及公司、地方政府质量监督检查中无不合格情况;
(5)公司要求具备的其它条件。
从已经进入合格供应商名录的供应商进行采购,采购部可以直接在合格供应商中选取三家进行三方比价,直接选择价格最低的供应商签订采购合同,无须再就每次单笔采购走招标采购流程。
采购申请流程
物资采购可以由需求部门填写电子采购申请单传至OA(办公自动化软件)进行审批。需求部门需要提前跟计划部人员、库房人员、采购人员沟通,以确定采购的预计数量及预计总价,该采购申请预计总价经相关负责人及总经理批准后,采购部最终确定的供应商报价如果没有超出预计总价的5%(该比例各企业可根据实际情况进行调整),不再需要部门负责人及总经理批准相关合同,由采购负责人、应付账款会计、财务负责人、法务审批即可,否则需要部门负责人及总经理等重新审批采购申请。对于采购申请的具体要求:
(1)采购申请所列示要素要填写完整、清晰;
(2)如果是单一来源采购或指定采购厂家及品牌的产品,申请部门必须书面说明原因。
(3)采购时应遵循无计划不采购、名称规格不完整清晰不采购、图纸及技术资料不全不采购、有库存积压不采购的原则。
(4)对于不符合规定和撤销的采购申请应及时通知采购部。
(5)需求部门应按照公司规定的时间提前做好计划申请,以便采购部门能按时完成采购。
招标管理流程
招标是采购管理的重要工具,企业要通过制度明确什么性质的采购及超过多少金额必须经过招标流程采购,什么性质的采购以及多少金额可以仅通过三方询价进行采购,什么性质的采购以及多少金额可以不进行三方询价直接采购。
根据公司费用管理制度,应该经过采购部统一采购的,任何单笔(或对单个供应商一年内的支出合计)大于等于20万的付款(该限额各企业可以根据自身的业务情况进行设定),都必须经过采购部并由招标委员会进行现场招标评审。如有特殊情况无法进行现场招标评审,应由申请部门提交说明,经全体招标委员会委员一致通过。
招标文件应包括投标人的资质条件、Excel的报价清单、审计报告扫描件、投标保证金金额及缴纳方式、招标项目的技术规格及标准、投标报价要求和评标办法及拟签订合同的主要条款。招标文件发出前应由招委会通过微信进行审议。评标办法应根据具体物资品种特性而定,通常采用最低价评标法或综合评标法。评标结果一年内有效,过有效期,需要由招标委员会重新评审。
在招标规定限额以上但符合下列条件之一的,可不采取招标方式,由采购部牵头组织技术和商务谈判: 
(1)投标人数量不具备招标条件的; 
(2)国家专控、专卖以及受国家经济政策影响较大的物资;  
(3)涉及安全生产、专利保护或受自然地域环境限制的重要物资;   
(4)年内已招标的同品种物资设备,需改变配置或增加规格的; 
(5)招标委员会审查确定的合格供应商名录中的供应商提供的物资品种;
(6)集团内部采购
现场招标流程包括:
(1)确定招标事宜,制定招标文件,发出招标邀请。                           (2)招标邀请发出后,采购部应于开标前2日负责将投标企业名称发给集团法务。                                                               
(3)应在招标文件确定的提交投标文件截止时间同时开标,且在招标文件预先确定的地点进行。投标人低于三家,不得进入开标程序,应按规定重新组织招标或确定其它采购形式,进行投标文件密封检查、资质文件现场检查,法人/委托代理人身份确认,当场唱标。  
(4)评标工作基本程序:1、主持人(招标负责人)通报评标项目的技术要求、工程/产品需求及供应情况;2、集团法务介绍各投标企业基本情况;3、各委员审阅投标文件;4、各委员就投标文件发表意见(主持人依次询问各委员意见,回应视为无意见,后同),全部委员发表意见后,主持人总结一轮评议结果并请全体委员确认;5、投标人面试;6、投标人退场,进行二轮报价;7、二轮评议,根据评议结果淘汰一家或两家投标企业,确认结果后,主持人要求投标企业进行三轮报价;8、三轮评议,确定中标企业,由主持人根据各委员意见宣读中标企业名称并由各委员确认;9、补充评议(主持人依次询问委员是否需要补充发言);10、宣布招标会议结束,并于3日内将会议纪要发至招标委员会微信群,要求各委员确认,各委员确认会议纪要内容后,招标主持人向中标企业出具中标通知书,同时将评标结果通知所有未中标的投标人。
(5)有下列情形之一的按废标处理:1、投标文件未对招标文件做出实质性响应,存在重大偏差的;2、投标文件内容不真实,有欺诈现象的;3、经查实,有不正当竞争行为的;4、违规评标或评标出现重大偏差影响评标结果的。
结束语:采购工作是一项重要且纷繁复杂的工作,本文从合格供应商、招标、采购申请三个角度详细讲述了采购内控管理的相关内容,后续还会有一篇文章将从合同管理、采购验收、采购付款、退货管理等角度讲述采购管理的内控流程。

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